|
Principio:
Questo modulo dà la possibilità di gestire le varie richieste di materiale generate dai dipendenti, gli ordini "interni", che saranno
raggruppati anche per sede, generando quindi automaticamente gli ordini a fornitori o ordini "esterni".
La gestione degli ordini ai fornitori è punto fondamentale per il controllo degli arrivi dei prodotti ed il loro carico; la gestione degli
ordini dei dipendenti è il punto di partenza per una nuova gestione delle richieste dei dipendenti stessi: in effetti viene così
automatizzata ed informatizzata la procedura cartacea che si esplica nelle fasi di "raccolta delle richieste dei dipendenti" - "raggruppamento in una unica
richiesta della sede periferica" - "inoltro alla sede centrale dell'ordine della sede periferica".
Con la gestione degli allegati, inseribili per ogni ordine, viene data al dipendente la possibilità di specificare esattamente la proprie richieste.
Questo risulta fondamentale soprattutto per le richieste relative a due categorie particolari: gli "articoli generici" ed i "nuovi articoli".
Gli articoli che saranno
presenti nella categoria "articoli generici", sono tipicamente quelli che andranno poi ordinati per acquisto in CONSIP o comunque su mercato
elettronico (ad es. PC, stampanti ecc.). Per i "nuovi articoli" si avrà invece una specifica gestione a sé stante.
Ovviamente, per queste due particolari categorie, si avrà un successivo intervento da parte del responsabile per rendere effettivi, in modo assistito e guidato
dal sistema, gli articoli e i relativi ordini generici così inseriti.
Tutto questo viene gestito dal software in tempo reale e con la tracciatura di chi e quando
fa la richiesta, permettendo:
- dalla parte del manager la visione completa delle richieste aziendali e quindi dando la possibilità di gestire al meglio le scorte e gli ordini ai fornitori;
- dalla parte del magazziniere si avrà la possibilità di effettuare la consegna al diretto interessato non appena si presenta la disponibilità
- dalla parte del dipendente la possibilità di effettuare delle richieste quando si presenta l'occasione.
Notevolmente curata è anche la gestione degli ordini a fornitori ed in particolare le parti relative alla gestione delle modalità di
acquisto e ai documenti. Queste daranno la possibilità da una parte di avere report in base a normative comunitarie, e dall'altra di produrre
dei documenti redatti in base alle possibilità di usufruire di vari tipi di fondo comunitari o meno.
Operatività:
Si suddivide in tre parti fondamentali:
- Ordini dei dipendenti: le richieste immesse direttamente dai singoli dipendenti con il principio del B2B. E' prevista una gestione a parte per articoli "particolari" come gli Articoli Generici e
- Ordini interni: raggruppamento da parte del responsabile di sede degli ordini inseriti dai dipendenti ed inoltro dell'ordine alla sede centrale
- Ordini a fornitori: ordini immessi dal manager in base agli ordini interni
Le figure di base che opereranno nella gestione degli ordini sono: il dipendente, il responsabile di sede, il manager, il magazziniere.
Il dipendente potrà:
- Immettere le richieste per generi ammortizzabili o di consumo
- Controllare lo stato delle proprie richieste
Il responsabile di sede potrà:
- Gestire e raggruppare le proposte d'ordine immesse dai dipendenti creando un unico ordine da inoltrare alla sede centrale.
- Seguire l'andamento dell'ordine e caricare la merce al momento dell'arrivo dalla sede centrale
- Smistare la merce arrivata ai diretti interessati
Il manager potrà:
- Gestire gli ordini immessi dai responsabili di sede
- Effettuare gli ordini a fornitori con relativa emissione dei documenti
Il magazziniere potrà:
- Caricare nel magazzino centrale e distribuire nelle sedi periferiche la merce utilizzando come base direttamente gli ordini immessi, verificando nel contempo la congruità delle consegne dei fornitori.
E' obbligatoria l'attivazione del modulo principale. |
